Introduzione all'attività: La fase di inserimento degli utenti si divide in due momenti, la fase di “popolamento” di una piattaforma vouta e la fase di “aggiornamento” di una piattaforma già in funzione. Nella fase iniziale è importante definire quali sono le politiche di catalogazione, i parametri di catalogazione da
utilizzare e le politiche dei ruoli degli utenti. In base alla complessità della realtà in cui si opera si può optare per:

• Catalogazione campi standard
• Catalogazione con campi aggiuntivi
• Catalogazione con campi aggiuntivi + Gruppi
• Catalogazione con campi aggiuntivi + Gruppi + Organigramma
  

Flusso di lavoro:

• Scelta della politica di catalogazione
• Gestione dei gruppi
• Gestione dell'organigramma
• Inserimento utenti
• Modifica ed eliminazione utenti
• Moderazione utenti
  

Scelta della politica di catalogazione: In base alla complessità dell'organizzazione in cui si opera è necessario mettere in opera delle strategie idonee, le quattro alternative che abbiamo a disposizone sono:

• Catalogazione campi standard: Consiste nell'utilizzare i campi base del sistema che sono:username. Nome, cognome, email.
• Catalogazione con campi aggiuntivi: E' possibile aggiungere ai campi standard altri campi precedentemente creati associandoli alla “radice” della struttura, i campi aggiuntivi possono essere di formato testo, data, tendina, si/no, testo lungo; tutti questi c ampi possono inoltre essere utilizzati come filtri di ricerca.
• Catalogazione con campi aggiuntivi + Gruppi: I gruppi sono dei contenitori in cui è possibile inseriregli utenti, hanno una finalità di catalogazione ma possono essere anche utilizzati per gestire ruoli. Ad ogni gruppo possono essere associati campi di catalogazione, in questo modo, un utente iscritto adun certo gruppo avrà i campi di catalogazione standard + quelli personalizzati + quelli relativi al gruppo.
• Catalogazione con campi aggiuntivi + Gruppi + Organigramma: Se i gruppi sono trasversalil'organigramma consente di collocare gli utenti all'interno di una struttura ad albero, i nodi di quest'albero possono avere anche campi di catalogazione specifici. In base alla politica utilizzata un utente potrà stare o all'interno di un solo ramo dell'organigramma o all'interno di più rami.
  

Gestione dei gruppi: Oltre a quanto già descritto, per i gruppi è importanre dire che è possibile assciare ad un gruppo non solo utenti ma anche altri gruppi (gruppi di gruppi) o nodi dell'organigramma. I gruppi sono di 4 tipi differenti:

• Gruppi liberi: Sono visibili a tutti gli utenti e tutti gli utenti possono farne parte.
• Gruppi moderati: Sono gruppi visibili a tutti gli utenti che possono farne richiesta di iscrizione, un moderatore approverà o no la richiesta.
• Gruppo chiuso: Gruppo visibile agli utenti a cui solo l'amministratore può iscrivere
• Gruppi Invisibili: Gruppi non visibili agli utenti ma utili per l'amministratore.
  

E' inoltre possibile rendere fruibili i gruppi solo ad alcuni degli applicativi Docebo installati.


Gestione dell'organigramma: La catalogazione degli utenti all'interno dell'organigramma offre un impatto visivo immediato e cataloga gli utenti in modo molto semplice, l'organigramma può essere organizzato, in base alle esgenze, secondo questi parametri:

• Campi di catalogazione comuni per tutti i nodi
• Campi di catalogazione personalizzati
• Possibilità di catalogare i nodi
  

Attenzione: gli utenti all'interno di un ramo dell'organigramma sono utenti “virtuali” su cui non è possibile effettuare le operazioni di eliminazione, la lista degli utenti completa è ottenibile cliccando sul nodo principale. Inserimento degli utenti: La creazione degli utenti può avvenire in diversi modi:

• Creazione diretta da parte di amministratore
• Creazione “moderata” da parte di un sottoamministratore (L'admin di livello superiore deve confermarla)
• Autoiscrizione alla piattaforma
• Autoiscrizione alla piattaforma moderata (Un amministratore deve confermarla
  

Contestualmente alla creazione degli utenti è possibile associarli anche a gruppi e a rami dell'organigramma (questa seconda opzione solo in un contesto di admin), durante la fase di iscrizione verranno chiesti anche i dati per i campi aggiuntivi correlati ai gruppi o all'organigramma.

Modifica/Eliminazione utenti: Cliccando sul simbolo principale dell'albero gestione utenti possiamo effettuare diverse operazioni tra cui:

• La “sospensione” degli utenti
• L'eliminazione (completa) degli utenti
  

E' invece possibile effettuare l'editing dell'utente da qualsiasi parte dell'organigramma, quando si fa l'edit dell'utente ci viene data la possibilità di modificare tutti i campi ad esso associati, ricordiamo che alcuni campi di catalogazione possono non essere resi visibili all'utente (che di solito può modificare le proprie
informazioni da profilo.

Esistono 3 modi affinché gli utenti possono essere iscritti alla piattaforma:

• Iscrizione libera: Chiunque può iscriversi alla piattaforma
• Iscrizione moderata: Chiunque puù fare richiesta di iscrizione alla piattaforma ma devono attendere l'approvazione del docente affinché vengano validati i propri user e password.
• Iscrizione solo da parte degli amministratori: Solo gli amministratori (o i sottoaministratori che nehanno i permessi) possono creare gli utenti.